ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่รวดเร็วในปัจจุบัน การจัดระเบียบงานหลายโครงการอาจเป็นความท้าทาย ผู้เชี่ยวชาญหลายคนพึ่งพาเครื่องมือการจัดการโครงการ เช่น Trello, Asana และ Monday.com เพื่อให้งานเป็นไปตามแผน แต่ถ้าคุณสามารถรวมความพึงพอใจจากการเขียนด้วยลายมือเข้ากับประสิทธิภาพดิจิทัลของแพลตฟอร์มเหล่านี้ได้ล่ะ? นั่นคือสิ่งที่ Rocketbook เข้ามาเติมเต็ม ด้วยการแปลงบันทึกที่เขียนด้วยมือของคุณให้เป็นดิจิทัลและส่งไปยังเครื่องมือการจัดการโครงการของคุณโดยตรง คุณสามารถปรับปรุงขั้นตอนการทำงานและลดเวลาที่ใช้ในการป้อนข้อมูลด้วยตนเองได้
ในคู่มือนี้ เราจะแบ่งปันเคล็ดลับที่ใช้ได้จริงห้าประการสำหรับการใช้ Rocketbook ของคุณกับเครื่องมือการจัดการโครงการยอดนิยม ไม่ว่าคุณจะเป็นฟรีแลนซ์เดี่ยวหรือเป็นส่วนหนึ่งของทีมใหญ่ กลยุทธ์เหล่านี้จะช่วยให้คุณบันทึกแนวคิด มอบหมายงาน และอัปเดตบอร์ดได้เร็วกว่าที่เคย มาเริ่มกันเลยและเปลี่ยนวิธีที่คุณจัดการโครงการ
1. ตั้งค่า Smart Titles และปลายทางสำหรับบอร์ด Trello
Trello เป็นหนึ่งในเครื่องมือการจัดการโครงการที่ได้รับความนิยมมากที่สุด ขึ้นชื่อเรื่องระบบการ์ดและบอร์ดที่ใช้งานง่าย หากต้องการรวม Rocketbook เข้ากับ Trello ให้เริ่มต้นด้วยการใช้แอป Rocketbook เพื่อสร้าง Smart Titles และปลายทางที่กำหนดเอง เมื่อคุณเขียนบันทึก เพียงเพิ่มสัญลักษณ์เช่นเครื่องหมายดอกจันหรือแฮชแท็กตามด้วยชื่อบอร์ดหรือชื่อรายการ แอปจะจดจำสัญลักษณ์เหล่านี้และส่งหน้าที่สแกนของคุณไปยังบอร์ด Trello ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติเป็นไฟล์แนบหรือความคิดเห็นในการ์ด
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดสัญลักษณ์เฉพาะสำหรับรายการ 'สิ่งที่ต้องทำ' 'กำลังดำเนินการ' และ 'เสร็จสิ้น' วิธีนี้ช่วยให้คุณบันทึกบันทึกการประชุม ระดมความคิด หรือรายการสิ่งที่ต้องทำได้อย่างรวดเร็วและให้ปรากฏในตำแหน่งที่ถูกต้องโดยไม่ต้องคัดลอกด้วยตนเอง เพื่อให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ให้ใช้ Rocketbook Fusion เพื่อให้มีหน้าหลายประเภท เช่น เส้นบรรทัด ตารางจุด และตัววางแผน ในสมุดบันทึกเล่มเดียว เพื่อให้คุณสามารถสลับระหว่างรูปแบบการจดบันทึกได้อย่างราบรื่น
Rocketbook Fusion
- ใช้สัญลักษณ์ที่แตกต่างกันสำหรับบอร์ดหรือรายการ Trello ต่างๆ เพื่อจัดเรียงโดยอัตโนมัติ
- ใช้ร่วมกับ ปากกา Frixion (ชุด 7 ด้าม) เพื่อการเขียนที่ลบได้ ไม่เลอะ และสแกนได้ชัดเจน
ปากกา Frixion (ชุด 7 ด้าม)
2. สร้างงานใน Asana โดยอัตโนมัติด้วยการสแกน Rocketbook
Asana เป็นที่ชื่นชอบสำหรับทีมที่ต้องการการจัดการงานและการติดตามโครงการที่แข็งแกร่ง ด้วย Rocketbook คุณสามารถเปลี่ยนรายการที่ต้องดำเนินการที่เขียนด้วยมือให้เป็นงาน Asana ได้ภายในไม่กี่วินาที หลังจากเขียนบันทึกของคุณแล้ว ให้ใช้แอป Rocketbook เพื่อสแกนและเลือก Asana เป็นปลายทาง คุณยังสามารถแมปการเขียนด้วยมือของคุณกับฟิลด์เฉพาะ เช่น ชื่องาน กำหนดส่ง และผู้รับผิดชอบ โดยใช้ OCR และ Smart Titles
เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ให้สร้างเทมเพลตใน Rocketbook ของคุณที่มีส่วนสำหรับชื่อเรื่องงาน คำอธิบาย และความสำคัญ วิธีการที่มีโครงสร้างนี้ช่วยให้แน่ใจว่าการสแกนของคุณถูกแยกวิเคราะห์อย่างถูกต้องและปรากฏเป็นงานที่สมบูรณ์ใน Asana จับคู่กับ Rocketbook Mini - Next Gen เพื่อการบันทึกงานที่รวดเร็วระหว่างเดินทาง หรือใช้ สมุดบันทึกหลายวิชา - Next Gen เพื่อแยกงานตามโครงการหรือทีม
- ออกแบบเทมเพลตง่ายๆ พร้อมช่องสำหรับชื่องาน กำหนดส่ง และผู้รับผิดชอบ
- ใช้ OCR ของแอป Rocketbook เพื่อแปลงลายมือเป็นข้อความดิจิทัลโดยอัตโนมัติ
3. ใช้ Rocketbook Cloud Cards สำหรับการระดมความคิดและการแมปแนวคิด
Cloud Cards เหมาะสำหรับการบันทึกแนวคิดที่เกิดขึ้นเองระหว่างการประชุมหรือช่วงสร้างสรรค์ การ์ดที่ใช้ซ้ำได้เหล่านี้สามารถสแกนและส่งไปยังเครื่องมือการจัดการโครงการที่คุณเลือก เช่น Trello หรือ Asana เป็นการ์ดหรืองานใหม่ได้โดยตรง สิ่งสำคัญคือใช้หนึ่งการ์ดต่อหนึ่งแนวคิด จากนั้นสแกนและเก็บถาวรแบบดิจิทัล วิธีนี้ช่วยให้พื้นที่ทำงานทางกายภาพของคุณไม่รกในขณะที่มั่นใจว่าไม่มีแนวคิดใดสูญหาย
สำหรับการระดมความคิดเป็นทีม คุณสามารถส่ง Rocketbook Cloud Cards ไปรอบๆ ระหว่างเซสชัน จากนั้นให้คนหนึ่งคนสแกนการ์ดทั้งหมดและอัปโหลดไปยังบอร์ดโครงการที่ใช้ร่วมกัน วิธีนี้เร็วกว่าการพิมพ์บันทึกและส่งเสริมการมีส่วนร่วม เพื่อให้การ์ดของคุณเป็นระเบียบ ให้ใช้ แผ่นสติกเกอร์ เพื่อติดฉลากการ์ดแต่ละใบด้วยโครงการหรือหมวดหมู่ ทำให้การสแกนและการจัดเรียงง่ายยิ่งขึ้น
- ใช้ Cloud Card หนึ่งใบต่อหนึ่งแนวคิดเพื่อรักษาความชัดเจนและการจัดเรียงดิจิทัลที่ง่าย
- ติดฉลากการ์ดด้วยสติกเกอร์เพื่อทำให้การกำหนดเส้นทางปลายทางในแอป Rocketbook เป็นอัตโนมัติ
4. จัดทำแผนรายสัปดาห์แบบดิจิทัลด้วย Rocketbook Page Packs และปฏิทิน
การวางแผนรายสัปดาห์เป็นรากฐานสำคัญของการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ ด้วย Rocketbook Page Packs คุณสามารถสร้างสเปรดรายสัปดาห์ที่กำหนดเองซึ่งสอดคล้องกับไทม์ไลน์โครงการของคุณ เขียนงาน กำหนดส่ง และลำดับความสำคัญของคุณบนหน้าที่ใช้ซ้ำได้ จากนั้นสแกนและส่งไปยังเครื่องมือการจัดการโครงการของคุณเป็นภาพอ้างอิงหรือบันทึกที่แนบมา สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทีมที่ใช้เครื่องมือเช่น Monday.com หรือ Jira
Rocketbook Pro Page Pack เหมาะสำหรับจุดประสงค์นี้ โดยมีเลย์เอาต์ระดับมืออาชีพที่มีส่วนสำหรับเป้าหมาย งาน และบันทึกย่อ หลังจากการสแกน คุณสามารถเช็ดหน้าให้สะอาดและนำกลับมาใช้ใหม่ในสัปดาห์ถัดไป วิธีการนี้ผสมผสานความยืดหยุ่นของตัววางแผนทางกายภาพเข้ากับการเข้าถึงของการจัดการโครงการดิจิทัล เพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณมีการอัปเดตล่าสุดอยู่เสมอ
- สร้างเทมเพลตรายสัปดาห์ที่ใช้ซ้ำได้ด้วย Rocketbook Pro Page Pack เพื่อการวางแผนที่สอดคล้องกัน
- สแกนและแนบไปกับบอร์ดทบทวนรายสัปดาห์หรือสปรินต์ของเครื่องมือการจัดการโครงการของคุณ
5. ปรับปรุงระบบอัตโนมัติของขั้นตอนการทำงานด้วย Rocketbook Beacons และ IFTTT
สำหรับผู้ใช้ขั้นสูง การผสานรวมของ Rocketbook กับบริการเช่น IFTTT (If This Then That) และ Zapier สามารถทำให้ขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อนเป็นอัตโนมัติ โดยการใช้ Rocketbook Beacons ซึ่งเป็นสัญลักษณ์ที่คุณวาดบนหน้า คุณสามารถทริกเกอร์การดำเนินการเฉพาะ เช่น การสร้างการ์ด Trello การเพิ่มงาน Asana หรือการส่งอีเมลถึงทีมของคุณ วิธีนี้ช่วยลดขั้นตอนด้วยตนเองและรับประกันความสอดคล้อง
ในการเริ่มต้น ให้กำหนดชุดบีคอนสำหรับการดำเนินการทั่วไป เช่น 'งานใหม่' 'บันทึกการประชุม' หรือ 'เร่งด่วน' เขียนสัญลักษณ์บีคอนถัดจากเนื้อหาของคุณ สแกนหน้า และแอปจะดำเนินการอัตโนมัติที่เกี่ยวข้อง นี่คือตัวเปลี่ยนเกมสำหรับมืออาชีพที่ยุ่งวุ่นวายซึ่งต้องการลดเวลาที่ใช้กับงานธุรการให้เหลือน้อยที่สุด รวมสิ่งนี้กับ Rocketbook Capsule II - Final Few (Final Sale) เพื่อเก็บสมุดบันทึกและปากกาของคุณให้เป็นระเบียบระหว่างเดินทาง
- กำหนดบีคอน 3-5 อันสำหรับการดำเนินการที่พบบ่อยที่สุดในขั้นตอนการทำงานของคุณ
- ทดสอบแอปเล็ต IFTTT หรือ Zapier ของคุณด้วยการสแกนครั้งเดียวก่อนการใช้งานเต็มรูปแบบ
การผสานรวม Rocketbook เข้ากับเครื่องมือการจัดการโครงการที่คุณชื่นชอบสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้อย่างมากและลดความยุ่งเหยิงทางดิจิทัล ด้วยการใช้ Smart Titles เทมเพลต และระบบอัตโนมัติ คุณสามารถบันทึกแนวคิดและงานด้วยความเร็วของการเขียนด้วยลายมือในขณะที่ทำให้บอร์ดดิจิทัลของคุณทันสมัยอยู่เสมอ พร้อมที่จะปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณหรือยัง? สำรวจ Rocketbook Fusion เพื่อเริ่มต้นด้วยสมุดบันทึกอเนกประสงค์ที่ปรับให้เข้ากับรูปแบบการจัดการโครงการใดๆ
