Trong môi trường làm việc nhanh chóng ngày nay, việc duy trì sự ngăn nắp giữa nhiều dự án có thể là một thách thức. Nhiều chuyên gia dựa vào các công cụ quản lý dự án như Trello, Asana và Monday.com để theo dõi công việc. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể kết hợp sự hài lòng khi viết tay với hiệu quả kỹ thuật số của các nền tảng này? Đó là lúc Rocketbook xuất hiện. Bằng cách số hóa các ghi chú viết tay của bạn và gửi trực tiếp đến các công cụ quản lý dự án, bạn có thể hợp lý hóa quy trình làm việc và giảm thời gian nhập liệu thủ công.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chia sẻ năm mẹo thực tế để sử dụng Rocketbook của bạn với các công cụ quản lý dự án phổ biến. Dù bạn là freelancer làm việc độc lập hay là một phần của nhóm lớn, những chiến lược này sẽ giúp bạn nắm bắt ý tưởng, giao nhiệm vụ và cập nhật bảng công việc nhanh hơn bao giờ hết. Hãy cùng tìm hiểu và thay đổi cách bạn quản lý dự án.
1. Thiết lập Smart Titles và Điểm đến cho Bảng Trello
Trello là một trong những công cụ quản lý dự án phổ biến nhất, nổi tiếng với hệ thống thẻ và bảng trực quan. Để tích hợp Rocketbook của bạn với Trello, hãy bắt đầu bằng cách sử dụng ứng dụng Rocketbook để tạo Smart Titles và điểm đến tùy chỉnh. Khi bạn viết ghi chú, chỉ cần thêm một ký hiệu như dấu hoa thị hoặc dấu thăng theo sau là tên bảng hoặc tên danh sách. Ứng dụng sẽ nhận diện các ký hiệu này và tự động gửi trang đã quét của bạn đến bảng Trello tương ứng dưới dạng tệp đính kèm hoặc bình luận trên thẻ.
Ví dụ: bạn có thể chỉ định một ký hiệu cụ thể cho danh sách 'Việc cần làm', 'Đang thực hiện' và 'Hoàn thành'. Điều này cho phép bạn nhanh chóng ghi lại biên bản cuộc họp, ý tưởng động não hoặc danh sách việc cần làm và chúng sẽ xuất hiện đúng nơi mà không cần sao chép thủ công. Để làm cho việc này hiệu quả hơn, hãy sử dụng Rocketbook Fusion để có nhiều loại trang—kẻ dòng, chấm bi và lịch—tất cả trong một cuốn sổ, giúp bạn chuyển đổi giữa các định dạng ghi chú một cách liền mạch.
Rocketbook Fusion
- Sử dụng các ký hiệu riêng biệt cho các bảng hoặc danh sách Trello khác nhau để tự động phân loại.
- Kết hợp với Bút Frixion (Gói 7 cây) để viết có thể tẩy xóa, không lem, quét rõ ràng.
Bút Frixion (Gói 7 cây)
2. Tự động tạo nhiệm vụ trong Asana bằng bản quét Rocketbook
Asana là lựa chọn yêu thích của các nhóm cần quản lý nhiệm vụ và theo dõi dự án mạnh mẽ. Với Rocketbook, bạn có thể biến các mục hành động viết tay thành nhiệm vụ Asana trong vài giây. Sau khi viết ghi chú, hãy sử dụng ứng dụng Rocketbook để quét và chọn Asana làm điểm đến. Bạn thậm chí có thể ánh xạ chữ viết tay của mình vào các trường cụ thể như tên nhiệm vụ, ngày đến hạn và người được giao bằng OCR và Smart Titles.
Để có kết quả tốt nhất, hãy tạo một mẫu trong Rocketbook bao gồm các phần cho tiêu đề nhiệm vụ, mô tả và mức độ ưu tiên. Cách tiếp cận có cấu trúc này đảm bảo các bản quét của bạn được phân tích chính xác và xuất hiện dưới dạng nhiệm vụ hoàn chỉnh trong Asana. Kết hợp điều này với Rocketbook Mini - Next Gen để ghi chú nhanh khi di chuyển, hoặc sử dụng Sổ Nhiều Môn - Next Gen để tách nhiệm vụ theo dự án hoặc nhóm.
- Thiết kế một mẫu đơn giản với các ô cho tên nhiệm vụ, ngày đến hạn và người được giao.
- Sử dụng OCR của ứng dụng Rocketbook để tự động chuyển đổi chữ viết tay thành văn bản kỹ thuật số.
3. Sử dụng Cloud Cards của Rocketbook để động não và lập bản đồ ý tưởng
Cloud Cards hoàn hảo để ghi lại những ý tưởng tự phát trong các cuộc họp hoặc phiên sáng tạo. Những thẻ tái sử dụng này có thể được quét và gửi trực tiếp đến công cụ quản lý dự án bạn chọn, chẳng hạn như Trello hoặc Asana, dưới dạng thẻ hoặc nhiệm vụ mới. Điều quan trọng là sử dụng một thẻ cho mỗi ý tưởng, sau đó quét và lưu trữ chúng dưới dạng kỹ thuật số. Điều này giữ cho không gian làm việc vật lý của bạn gọn gàng trong khi đảm bảo không có ý tưởng nào bị mất.
Đối với việc động não nhóm, bạn có thể chuyền Cloud Cards của Rocketbook trong buổi làm việc, sau đó một người quét tất cả các thẻ và tải chúng lên bảng dự án chung. Phương pháp này nhanh hơn việc gõ ghi chú và khuyến khích sự tham gia. Để giữ cho các thẻ của bạn được tổ chức, hãy sử dụng Tấm Nhãn Dán để dán nhãn cho mỗi thẻ với một dự án hoặc danh mục, giúp việc quét và phân loại dễ dàng hơn.
- Sử dụng một Cloud Card cho mỗi ý tưởng để duy trì sự rõ ràng và dễ dàng phân loại kỹ thuật số.
- Dán nhãn cho các thẻ bằng nhãn dán để tự động định tuyến điểm đến trong ứng dụng Rocketbook.
4. Số hóa kế hoạch hàng tuần với Page Packs và Lịch của Rocketbook
Lập kế hoạch hàng tuần là nền tảng của quản lý dự án hiệu quả. Với Page Packs của Rocketbook, bạn có thể tạo các trang kế hoạch hàng tuần tùy chỉnh phù hợp với tiến độ dự án của mình. Viết nhiệm vụ, thời hạn và ưu tiên của bạn trên một trang tái sử dụng, sau đó quét và gửi nó đến công cụ quản lý dự án của bạn dưới dạng hình ảnh tham chiếu hoặc ghi chú đính kèm. Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhóm sử dụng các công cụ như Monday.com hoặc Jira.
Rocketbook Pro Page Pack là lý tưởng cho mục đích này, cung cấp bố cục chuyên nghiệp bao gồm các phần cho mục tiêu, nhiệm vụ và ghi chú. Sau khi quét, bạn có thể lau sạch trang và tái sử dụng cho tuần tiếp theo. Cách tiếp cận này kết hợp sự linh hoạt của một cuốn lịch vật lý với khả năng truy cập của quản lý dự án kỹ thuật số, đảm bảo nhóm của bạn luôn có thông tin cập nhật mới nhất.
- Tạo một mẫu hàng tuần tái sử dụng với Rocketbook Pro Page Pack để lập kế hoạch nhất quán.
- Quét và đính kèm vào bảng đánh giá hàng tuần hoặc bảng sprint của công cụ quản lý dự án của bạn.
5. Hợp lý hóa tự động hóa quy trình làm việc với Rocketbook Beacons và IFTTT
Đối với người dùng nâng cao, tích hợp của Rocketbook với các dịch vụ như IFTTT (If This Then That) và Zapier có thể tự động hóa các quy trình làm việc phức tạp. Bằng cách sử dụng Rocketbook Beacons—các ký hiệu bạn vẽ trên trang—bạn có thể kích hoạt các hành động cụ thể, chẳng hạn như tạo thẻ Trello, thêm nhiệm vụ Asana hoặc gửi email cho nhóm của bạn. Điều này loại bỏ các bước thủ công và đảm bảo tính nhất quán.
Để bắt đầu, hãy xác định một bộ beacon cho các hành động phổ biến, như 'Nhiệm vụ mới', 'Biên bản cuộc họp' hoặc 'Khẩn cấp'. Viết ký hiệu beacon bên cạnh nội dung của bạn, quét trang và ứng dụng sẽ thực hiện tự động hóa tương ứng. Đây là một yếu tố thay đổi cuộc chơi cho các chuyên gia bận rộn muốn giảm thiểu thời gian dành cho các tác vụ hành chính. Kết hợp điều này với Rocketbook Capsule II - Final Few (Hàng thanh lý cuối cùng) để giữ cho sổ tay và bút của bạn ngăn nắp khi di chuyển.
- Xác định 3-5 beacon cho các hành động phổ biến nhất trong quy trình làm việc của bạn.
- Kiểm tra các applet IFTTT hoặc Zapier của bạn với một lần quét trước khi triển khai đầy đủ.
Tích hợp Rocketbook với các công cụ quản lý dự án yêu thích của bạn có thể cải thiện đáng kể năng suất và giảm sự lộn xộn kỹ thuật số. Bằng cách sử dụng Smart Titles, mẫu và tự động hóa, bạn có thể nắm bắt ý tưởng và nhiệm vụ với tốc độ viết tay trong khi giữ cho các bảng kỹ thuật số của bạn được cập nhật. Sẵn sàng hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn? Khám phá Rocketbook Fusion để bắt đầu với một cuốn sổ đa năng thích ứng với mọi phong cách quản lý dự án.
