Respuesta rápida
Guarde las tarjetas de felicitación en posición horizontal, en la oscuridad y ligeramente comprimidas, clasificadas en categorías etiquetadas que realmente consultará antes de un evento. Una caja rígida con separadores es mejor que una lata decorativa, porque la lata se ve bonita pero permite que las tarjetas se deslicen, se comben y se abollen. Ordene primero por ocasión, luego por destinatario o tono, para poder sacar una tarjeta en menos de un minuto.
Elija una caja que mantenga las tarjetas planas, no una lata bonita
La causa principal de que las tarjetas se estropeen es el almacenamiento vertical. Las tarjetas colocadas verticalmente en una caja profunda se deslizan hacia abajo, se inclinan y se marcan en el borde inferior. Busque una caja rígida y poco profunda, de aproximadamente 1 a 2 cm de fondo, con una tapa que cierre bien. El cartón libre de ácido o de archivo merece la pena si va a conservar las tarjetas durante años, ya que el cartón normal puede amarillear el papel con el tiempo.
Las cajas de zapatos, los organizadores de plástico y las cajas para fotos sirven si son poco profundas y rígidas. Evite las bolsas de tela blandas y las bolsas de regalo finas para el almacenamiento a largo plazo; no protegen contra las dobleces y dejan entrar el polvo.
Ordene primero por ocasión, luego por tono
Empiece con separadores amplios por ocasión: cumpleaños, festivo, agradecimiento, felicitación, pésame y sin ocasión. Dentro de cumpleaños, divida por tono, porque una tarjeta dulce y una tarjeta subida de tono son para destinatarios muy diferentes y mezclarlas le ralentiza. Mantener una pequeña sección aparte para las tarjetas subidas de tono también evita el momento incómodo de coger la tarjeta equivocada para un compañero de trabajo.
Un sistema de archivo de tarjetas solo funciona si las etiquetas coinciden con la forma en que realmente busca. Si piensa en términos de personas en lugar de ocasiones, añada un segundo juego de separadores por nombre de destinatario para sus contactos habituales.
Use separadores y mantenga la caja aproximadamente al 80 por ciento de su capacidad
Los separadores rígidos evitan que las tarjetas se deslicen y mantienen la pila vertical. El error más común es llenar demasiado: una caja llena hasta el borde no deja espacio para los dedos, así que tiene que hurgar, doblar las esquinas y acaba rindiéndose. Deje aproximadamente una quinta parte de la caja vacía y traslade el excedente a una segunda caja en lugar de comprimir la primera.
Si guarda las tarjetas en fundas, use fundas estándar o fundas transparentes para fotos. Añaden un poco de volumen pero protegen contra las huellas dactilares y los arañazos, lo que es más importante en tarjetas brillantes u oscuras donde los arañazos se notan.
Controle la luz, el calor y la humedad
El papel se deforma con la humedad y se decolora con la luz. Guarde la caja en un armario o cajón, no en un ático, garaje o estantería soleada. Los sótanos son arriesgados a menos que se mantengan secos, y un cajón de la cocina cerca de la cocina expone las tarjetas al vapor y la grasa.
Un sobre de gel de sílice en la caja ayuda en climas húmedos, pero cámbielo cada pocos meses. Si las tarjetas ya se sienten onduladas, colóquelas planas bajo un libro pesado durante uno o dos días antes de archivarlas.
Haga una revisión de diez minutos una vez al año
Antes de las vacaciones de invierno, saque la caja y revise tres cosas: tarjetas que están dobladas sin posibilidad de reparación, duplicados que nunca enviará y categorías que no ha tocado en un año. Done o recicle los extras para que la caja siga siendo funcional. Este es también el momento de reponer las ocasiones de las que tiene pocas, lo que es más barato que comprar de emergencia.
Si guarda un pequeño lote de tarjetas subidas de tono para amigos cercanos, revise esa sección por separado. Es la más fácil de olvidar y en la que una búsqueda de última hora es más evidente.
Su sistema de almacenamiento de tarjetas, paso a paso
- Reúna todas las tarjetas en un solo lugar: Vacíe cajones, bolsos y guanteras sobre una mesa para estar ordenando la colección real, no una suposición. Punto de control: si el montón es más grande que una caja, planifique dos.
- Deseche las que no tengan arreglo: Recicle las tarjetas con pliegues profundos, manchas de agua o esquinas rotas. Una tarjeta doblada no es un regalo que quiera entregar. Error común: guardar tarjetas dañadas 'por si acaso' y dejar que aplasten las buenas.
- Elija una caja rígida y poco profunda: Mida su tarjeta más grande y elija una caja de 1 a 2 cm de fondo con una tapa que ajuste bien. El cartón de archivo es mejor para el almacenamiento a largo plazo. Punto de control: las tarjetas deben quedar planas con la tapa cerrada, no verticales.
- Añada separadores por ocasión: Etiquete cumpleaños, festivo, agradecimiento, felicitación, pésame, sin ocasión y una sección separada para subidas de tono. Error común: un separador gigante de 'varios' que se vuelve imposible de buscar.
- Archive por tono dentro de cada ocasión: Coloque las tarjetas dulces, divertidas y subidas de tono en mini-pilas separadas para poder coger la correcta sin leer cada tarjeta. Punto de control: debería encontrar cualquier tarjeta en menos de un minuto.
- Deje espacio libre: Mantenga la caja aproximadamente al 80 por ciento de su capacidad y comience una segunda caja cuando se llene. Error común: apretar demasiado, lo que dobla las esquinas cada vez que mete la mano.
- Guárdela en un lugar oscuro, seco y fresco: Use un armario o cajón alejado de la luz solar, el calor y el vapor. Añada un sobre de gel de sílice en habitaciones húmedas. Punto de control: si el lugar recibe sol directo o vapor a diario, mueva la caja.
Tarjetas que merecen la pena archivar en su sistema
- Escaped – Tarjeta de felicitación de cumpleaños subida de tono: Hay formas mejores y más divertidas de felicitar el cumpleaños a alguien. Y esta tarjeta es una de ellas. Un buen ejemplo de una tarjeta de cumpleaños que pertenece a su propio separador de tono para que pueda encontrarla rápidamente para el amigo adecuado.
- Thanksgiving – Tarjeta de felicitación navideña: Para cuando quieras decir 'Felices Fiestas' de la forma más genuina y memorable posible. Las tarjetas navideñas ocupan más espacio en la mayoría de las colecciones, así que asígneles su propio separador y guárdelas planas para evitar que se doblen los bordes.
- Rainbow – Tarjeta de felicitación de cumpleaños subida de tono: Hay formas mejores y más divertidas de felicitar el cumpleaños a alguien. Y esta tarjeta es una de ellas. Tener más de una opción de tarjeta de cumpleaños a mano significa que puede adaptar el tono al destinatario sin tener que ir a la tienda.
